Muitas empresas de pequeno porte ou que estão iniciando no mercado, acabam não fazendo planejamento ou imaginando se há a real necessidade do uso de ferramentas de gestão.  Mas qual a utilidade e por que usar essas ferramentas?

Diversas empresas sequer planejam como deve ser sua atuação no mercado e muito menos se irão ou quando utilizar uma ferramenta de gestão. Acabam sendo escolhidas de forma aleatória somente quando alguma necessidade aparece.

Chega um momento de fase de crescimento, evolução ou expansão da empresa e será essencial gerir uma grande equipe, tarefas, atividades, serviços e projetos com diferentes prazos, sendo curtos ou longos. A empresa terá que tomar decisões importantes para evitar ou solucionar problemas visando melhorar processos. Para ser mais eficaz possível com o dinheiro, tempo e recurso, as empresas devem refletir a inclusão de ferramentas para gestão eficiente para as constantes atividades que sua empresa exercer.

Sua empresa pode ser iniciante ou tenha experiência com técnicas ou softwares para auxílio nos processos administrativos, gerenciais e empresariais com modernas tecnologias, é interessante que em diversas ferramentas de gestão, você identifique as mais importantes e as que não podem estar ausentes se sua gestão. Você saberia dizer quais são essas?

Hoje existe diversas tecnologias e técnicas de gestão que podem ser utilizados em qualquer forma de negócio, que permitem que seu negócio flua uniformemente. Falaremos agora sobre 10 ferramentas de gestão para sua empresa.

1. Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act)

             Essa técnica é umas das técnicas mais usadas para soluções de problemas e melhoria de processos nas empresas. No ciclo PDCA, a cada repetição é apresentado um resultado diferente e esse resultado é utilizado nas próximas vezes que esse processo será utilizado para o mesmo problema, caso necessário.

Sendo o PDCA um ciclo que traz resultados diferentes a cada utilização, isso faz com que ele seja usado de forma contínua para um maior sucesso de solução de problemas e torna possível a identificação de falhas e torna mais simples o processo reparador delas.

Utilizando o ciclo PDCA, o primeiro passo é planejar, identificando o problema, descobrindo de onde ele começa, planejando melhoria e solução; segundo passo é fazer, envolver as pessoas necessárias e executar o planejamento; terceiro passo é checar, analisando se tudo foi executado como o planejado e qual foi o resultado; e o quarto e último passo pode haver duas variações, em caso do processo ter dado certo, ele deve ser padronizado e compartilhado na empresa, em caso de fracasso do processo, reflita sobre o que pode ser mudado e volte ao primeiro passo.

Esse método pode ser utilizado tanto para a implementação de novas ideias, quanto para solução de problemas. Podendo ser usado em todos os níveis de uma empresa, desde a direção até a operação.

 

2. Canvas

             O Business Model Canvas, ou apenas Canvas, é um forma de estruturar seu negócio de maneira prática e eficiente ajudando o empreendedor a definir os principais detalhes de sua empresa. Essa estruturação acontece de maneira prática. Esse processo é mais intuitivo, destrinchado e de fácil visualização.

Um modelo de Canvas pode ser facilmente feito e de diversas formas seja em uma folha de papel, em um quadro ou em um arquivo digitais e ele deve possuir 9 campos a serem preenchidos, são eles:

  1.       Parcerias chave

  2.       Atividades chave

  3.       Proposta de valor

  4.       Recursos chave

  5.       Relacionamento

  6.       Canais

  7.       Segmento de clientes

  8.       Estrutura de custo

  9.       Fonte de receita

O Canvas é uma ferramenta de uso simples e com uma proposta de auxílio ao empreendedor para que haja uma observação maior de sua empresa, desde os seus objetivos até sua fonte de renda, dando suporte para uma avaliação bem detalhada e ajudando a organizar da melhor maneira possível seu negócio.

3. Plano de negócio

             Plano de negócio nada mais é que um documento descrevendo os objetivos de um negócio e quais passos devem ser dados para que seja alcançado os objetivos pré-definidos. Essa técnica diminui os riscos e incertezas, permitindo identificar erros ainda no papel, antes de você entrar no mercado.

Esse planejamento é indicado para quem está entrando no mercado e para quem está expandindo seu empreendimento. Lembrando que o planejamento não elimina ricos, mas evita erros por falta de análise.

A estrutura desse documento necessita ter as seguintes seções:

  1.       Objetivos da empresa

  2.       Como será organizada

  3.       Produtos e serviços

  4.       O mercado

  5.       A estratégia de marketing

  6.       Situação financeira

Todos as seções deverão ser detalhadas.

4. Mapas Mentais Gerenciais

             Mapa mental é um diagrama, similar a um fluxograma, com o objetivo de organizar informações. Consiste em um conceito central, permitindo ramificações representando ideias sequenciadas e que todas apresentam relação com a ideia central.

Os mapas mentais podem ser usados como ferramenta de auxílio de gestão, usando para organização de projetos e definir hierarquia de cargos. Pois ajudam muito na hora de visualizar com um projeto será ou deverá ser realizado.

5. Análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats)

             A análise das forças, fraquezas, oportunidade e ameaças de uma empresa é o conceito da técnica chamada de análise SWOT. Essa análise é feita a partir da identificação e da análise de pontos fortes e fracos da empresa, e das oportunidades e ameaças a quais ela está exposta. Isso só é possível com o estudo dos ambientes internos e externos de uma organização.

Ambiente interno de uma empresa consiste em no conjunto de recursos humanos, financeiros, físicos, entre outros, sobre qual se pode ter controle quase total, pois são feitos a partir de estratégias feitas pela reunião. É dentro desse ambiente que será identificado os pontos fortes configurando uma vantagem competitiva comparando aos seus concorrentes. E, também, os pontos fracos que configuram a desvantagem sobre seus concorrentes.

Ambiente externo de uma empresa consiste por fatores fora dos limites da empresa e que exercem de alguma maneira influencia sobre a organização. Apesar desse ambiente não se possuir controle, ele deve ser monitorado continuamente, pois é nele em que será encontrado oportunidades e ameaças a organização.

Com a análise feita, poderá escolher as melhores oportunidades e determinar como aproveitá-las, identificar as ameaças e tomar as providências. Já sobre as forças e fraquezas, é difícil sanar todas as fraquezas de uma empresa ou confiar que apenas suas forças trarão sucesso.

6. KPI (Key Performance Indicator)

             KPI é a sigla para o termo em inglês Key Performance Indicator, que significa indicador-chave de Desempenho. São métricas, escolhidas pelo gestor, essenciais para avaliar o desempenho dos processos de uma empresa para ter noção da evolução de um processo e ajudar a alcançar os objetivos da empresa. Assim o gestor não ficará perdidos em diversos dados e relatórios, pois ele já sabe qual os dados devem ser focados e analisados.

Realizar uma análise e compreensão correta do KPI, pode ajudar e muito em tomadas de decisões sobre campanhas realizadas ou planejamentos futuros.

7. 5W2H

             A ferramenta 5W2H pode ser muito útil em diversos momentos e áreas de uma empresa, podendo ser usado desde o planejamento estratégico, tático e operacional até em pequenos projetos ou atividades.

Essa técnica nada mais é que um checklist administrativo de atividades, prazos e responsabilidades executadas com transparência e competência dos envolvidos no projeto. Sua função é deixar claro o que será feito, porque, onde, quem irá fazer, quando será feito, como e quanto custará.

A sigla, 5W2H, é constituída pelas iniciais, em inglês, das sete indicações da ferramenta, são elas:

  •         What? (O que será feito?)

  •         Why? (Por que será feito?

  •         Where? (Onde será feito?)

  •         When? (Quando será feito?)

  •         Who? (Por quem será feito?)

 

  •         How? (Como será feito?)

  •         How much? (Quanto vai custar?)

O 5W2H são as respostas para os sete questionamentos dessa ferramenta. Essas perguntas são essenciais em qualquer projeto ou atividade. Com essas perguntas respondidas, diversas dúvidas poderão ser eliminadas. Com essa ferramenta concluída você terá um mapa em mãos que ajudará em uma execução muito mais clara e eficiente.

8. OBZ (Orçamento Base Zero)

             O OBZ é uma ferramenta estratégica na criação de um planejamento orçamentário para um determinado período a partir de uma base zerada, sem levar em conta bases históricas como receitas, custos, despesas e investimentos anteriores.

Essa ferramenta tem o princípio de que muitas empresas, na elaboração de orçamentos convencionais acabam considerando todos os gastos do último exercício e que as metas de receita serão alcançadas. Com isso o orçamento pode ficar inchado ou desalinhado com o projeto, pois a análise é feita de forma sem detalhes ou cuidados.

Utilizando o OBZ o planejamento de orçamento é analisado apenas com a receita, despesas, custos e investimentos, considerando apenas as necessidades do projeto sem base histórica. Assim combatendo erros orçamentários feitos pelo modelo tradicional.

9. 4Ps da inovação

             Cada especialista tem sua definição de inovação, mas o importante é que sua empresa tenha sua própria definição, que seja compreendida e seguida por todos dentro dela e a definição deve ser algo que traga resultados concretos para os negócios.

Essa ferramenta usa quatro áreas de decisões (propósito, processos, pessoas e políticas) em que o empreendedor deve considerar para definir a capacidade de inovação de seu negócio.

Para que a ferramenta seja usada de forma eficiente, deve-se considerar sugestões para cada um dos 4Ps.

 

  •         Propósito de inovar: A primeira reflexão sobre o propósito de inovação para o seu negócio.

 

  •         Processos para inovar: Depois que a empresa esclarecer que definição de inovação irá adotar, alinhando com a estratégia e as metas, deve definir os processos para começar a transformar novas ideias em lucro.

 

  •         Pessoas para inovar: Para que os processos de inovação sejam executados, tenha em sua empresa pessoas que se encaixam em duas categorias: empreendedoras (as que percebem oportunidades e têm perseverança até conseguirem a implementação) e as gestoras (são flexíveis, mas orientadas para transformar conceitos intangíveis em resultados mensuráveis).

 

  •         Políticas para inovar: De nada adianta a empresa saber definir o que é inovação e como ela contribui para o resultado do negócio, definir os processos e ter as pessoas certas para inovar se não criar condições para que a inovação realmente aconteça. Para que isso ocorra, defina políticas de gestão.

     

Com tudo isso feito, você terá uma visão melhor sobre como uma inovação pode ser gerida e beneficiar seu negócio.

 

10. CRM (Customer Relationship Management)

             A ferramenta CRM (Customer Relationship Management), ou Gestão do Relacionamento com o Cliente, em português, coloca o cliente como principal foco dos processos de negócio, com o intuito de perceber e antecipar suas necessidades, para então atendê-los da melhor forma.

Ao usar um software CRM, você pode armazenar informações de contato com os clientes e prospects, contas, leads, oportunidades de vendas em um único local e guardá-los, preferencialmente, na nuvem, a fim de que o acesso a esses dados estejam disponíveis a todos os seus colaboradores que necessitam dessas informações, em qualquer lugar e hora.

Para essa ferramenta de gestão, o foco no cliente sempre está em primeiro plano para a empresa. Por isso, ela é tão importante para aplicar nos negócios.

 

Toda empresa necessita de ferramentas de gestão visando auxiliar os processos e beneficiando toda a equipe e negócio. Ferramentas de gestão que são essenciais para que sua empresa esteja funcionando de forma organizada e harmoniosa. Cada uma possui um objetivo específico e funcionalidades peculiares. Escolha as que sejam de maior necessidade para sua empresa e projeto a ser executado.