Para muitos jovens que estão cursando o ensino superior, o estágio é o primeiro contato com o ambiente profissional. Os primeiros dias, dentro desse novo ambiente que esse estudante nunca havia participado, são muito importantes. Nesses primeiros momentos o novo estagiário está aprendendo como funciona o ambiente profissional, como é estruturada a empresa, a cultura da organização e sobre as atividades que serão exercidas ali. Junto com isso, é nesse momento em que o estagiário está comentando com amigos e familiares sobre a empresa e como está sendo toda a experiência.

Para esse momento foi criado o sistema de Onboarding para garantir um processo de integração de estagiários ou qualquer outro novo colaborador de forma simples, rápida e eficiente. Com as técnicas de Onboarding o RH da empresa é possível gerir essa integração otimizando o tempo de inclusão do estagiário e acelerar o tempo de adaptação ao ambiente e suas regras.

 

  • O que é Onboarding?

O onboarding é um processo de integração de novos colaboradores em uma empresa. Tem como objetivo adaptar e capacitar esses novos profissionais que acabaram de ser contratados à cultura da organização.

Por meio das técnicas utilizadas no onboarding, é possível diminuir o tempo que um colaborador recém-ingressado leva para se acostumar com o ambiente de trabalho. Assim, ele fica mais próximo de ser capaz de atingir seu pleno potencial.

O processo prioriza principalmente a orientação, a supervisão, o acompanhamento e o treinamento dos novos membros. Todas as dicas relacionadas giram em torno desses quatro elementos, visando a rapidez e a praticidade das ações de uma forma integrada. É muito importante que a equipe do RH vise sempre trabalhar esses fatores no estudante, pois sem eles a experiência de estágio não é aproveitada completamente.

 

  • Os Pilares do onboarding

Para conduzir o processo de onboarding, existem os 4 C’s que servem de apoio aos profissionais. Eles significam Compliance, Clarification, Cultura e Connections que em português podem ser definidos como:

 

  1. Conformidade

É o ato de ensinar as tarefas ao estagiário e as normas do local. É importante que tudo seja explicado para que ele tenha em mente o que deve e o que não deve fazer.

  1. Clarificação

É o processo de assegurar que o novo estagiário entendeu perfeitamente suas atividades e de que tudo está claro em sua mente. Garantir que o estagiário não tenha dúvidas sobre as suas tarefas gera um desempenho melhor e mais ágil por parte do estagiário.

  1. Cultura

É a apresentação das práticas e costumes da organização. O termo é utilizado para que seja identificado todos os valores e propósitos da empresa. Esse é um conhecimento empresarial base que todos que trabalham em qualquer companhia devem possuir.

  1. Conexão

É o momento de apresentar o estagiário à equipe. Além disso, é necessário explicar como funciona a comunicação interna e as redes de informação do time.

 

  • Planejamento do onboarding

O planejamento é uma etapa importante em qualquer processo empresarial. Planejar significa dar uma direção ao projeto, para que todas as etapas sejam bem definidas e com maiores chances de sucesso, portanto no Onboarding não pode ser diferente.

Deixe claro o objetivo do processo

O processo de onboarding pode variar muito de empresa para empresa, pois, algumas levam mais tempo que outras para integrar o colaborador do que outras. Existem companhias que fazem isso em uma semana e outras em um dia. Tudo pode variar de acordo com a organização.

É necessário definir quais os objetivos principais do processo, irá ser aplicado algum treinamento para capacitá-lo? Será uma ação apenas engajamento? Em quanto tempo o estagiário deve estar executando sua função sem auxílio constante?

 

Foque nos pilares do onboarding

Já citamos os 4 C’s e é importante que eles sejam seguidos em ordem. Esses pilares servem para seguir um cronograma de integração que seja mais eficaz e que faça um sentido para a organização e estagiário. Cada organização tem um posicionamento, uma reputação e conjunto de valores para passar e a mesma deve definir como passar essas informações.

Algumas são mais descontraídas, outras mais tradicionais, mesmo assim é ideal que façam o  onboarding ter os pontos de Conformidade, Clarificação, Cultura e Conexão bem trabalhados para que esse momento de integração do estagiário seja bem sucedida.

 

Crie um cronograma de atividades

Tenha uma agenda detalhada sobre cada atividade que irá ser feita com o estagiário recém contratado, onde serão definidos, além das atividades, quais profissionais estarão com ele durante cada processo.

 

Determinar KPI´s

É necessário definir quais são os indicadores de desempenho do cargo para alinhar isso junto com o estagiário. Ele deve ser orientado e também avaliado, para saber se está entregando resultado como o esperado pela organização.

 

Registrar e compartilhar informações com os gestores

O processo de onboarding precisa ser registrado e informado ao gestor da área a qual o novo estagiário faça parte, para que juntamente com o RH possam enxergar possíveis falhas, encontrar soluções com o objetivo de manter um padrão de qualidade na organização.

  • Etapas do onboarding

Em um processo de onboarding há etapas que não podem faltar para que seja bem executado.

 

  1. Pré-chegada

Inicialmente, antes da chegada do novo estagiário a organização, deve ser enviado um e-mail preparando o estagiário sobre esse novo ambiente para ele, dando algumas orientações básicas a respeito do primeiro dia, quando vai iniciar, horários, informações iniciais para o estagiário.

 

  1. Introdução

No primeiro dia de trabalho deve ser feita uma apresentação da empresa para esse novo membro da organização, reforçando os valores da empresa, explicar sobre o setor de atuação, expectativas para o cargo e demais informações que a organização achar pertinente.

  1. Integração

Nesse momento o estagiário terá contato com outros colaboradores, será apresentado a equipe e setores para começar a familiarização com as atividades que ele irá exercer dentro da empresa e seus colegas de trabalho. Além disso deve ser mostrado o seu local de trabalho e utensílios (computador, canetas, agendas e demais objetos).

  1. Mapeamento

Essa etapa do processo é referente a apresentação de cada setor da organização e os locais de uso comum (como banheiros, refeitórios e demais locais do gênero).

 

  1. Acompanhamento

O RH deve acompanhar o processo de onboarding para além de entender melhor onde deve melhorar e também quais pontos estão tendo sucesso no processo, para também ficar ciente de como está a integração do estagiário.

 

  • Benefícios do onboarding

O processo de onboarding pode trazer benefícios internos e externos para a empresa caso a experiência seja bem feita, entre os benefícios estão:

 

  1. Agilidade na integração

Tendo a integração sendo bem feita, irá facilitar a entrada do estagiário na organização e assim ajudá-lo a aprender rapidamente suas atividades e função na equipe. Tudo isso é possível graças as definições e informações que são passadas com mais qualidade, ajudando assim até os mais tímidos a se envolverem com a equipe com facilidade.

 

  1. Aumento de produtividade

Com a informação sendo passada com qualidade, o novo membro da equipe já chega a sua função sabendo praticamente tudo que deve ser feito e ele consegue executar seu trabalho com mais facilidade.  Isso também favorece os colaboradores atuais da organização, já que com menos dúvidas, por parte do novo estagiário, eles serão menos interrompidos para sanar dúvidas.

 

  1. Retenção de talentos e redução de turnover

Os novos talentos estarão rapidamente engajados com a organização esatisfeito com a experiência acolhedora gerado pelo processo de onboarding. Isso obviamente reduz o turnover dentro da empresa.

 

  1. A empresa ganha credibilidade

Esse momento de início de estágio é, geralmente, quando o estudante mais comenta sobre suas experiências para amigos, familiares ou até mesmo compartilhando em suas redes sociais. Isso pode gerar credibilidade e reconhecimento da marca graças a satisfação da experiência entregue ao estagiário.

 

 

Investir em boas práticas de recepção, integração e treinamento é fundamental. Mesmo que aqui tenhamos focados no uso desse processo para estagiários, ele pode ser visto como uma ferramenta de integração para qualquer colaborador de qualquer área ou cargo.